AktuellesNotfall- und Krisenmanagement im Facility Management: Grundlagen für Betreiber und Verantwortliche

Was ist Notfall- und Krisenmanagement?

Notfallmanagement bezieht sich auf die strukturierte Vorbereitung und Reaktion auf plötzlich eintretende Störungen oder Gefahrenlagen, um Schäden zu minimieren und den Normalbetrieb so schnell wie möglich wiederherzustellen.
Krisenmanagement geht einen Schritt weiter und umfasst strategische Maßnahmen bei komplexen oder langanhaltenden Ereignissen mit potenziell größeren Auswirkungen – zum Beispiel Pandemien oder längerfristige Ausfälle kritischer Infrastruktur.

Beide Bereiche sind Teil der Betreiberverantwortung – also der Pflicht, Gebäude sicher, funktionsfähig und gesetzeskonform zu betreiben.

Warum ist das Thema für Facility Manager relevant?

Facility Manager und Betreiber tragen die Verantwortung dafür, dass im Notfall schnell und koordiniert gehandelt wird. Dabei geht es nicht nur um Brandschutz oder Evakuierungspläne, sondern auch um Themen wie:

• Kommunikation mit Nutzern, Dienstleistern und Einsatzkräften
• Dokumentation und Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen
• Erhalt der Betriebsfähigkeit – auch im Krisenfall
• Risikobewertung und präventive Maßnahmen
• Schulung und Einbindung relevanter Personen

Ein gut organisiertes Notfallmanagement ist damit nicht nur eine Frage der Sicherheit, sondern auch der Effizienz und Verlässlichkeit im Gebäudebetrieb.

Wichtige Bausteine eines Notfallplans

Ein wirksamer Notfall- bzw. Krisenplan umfasst idealerweise folgende Elemente:

• Risikobewertung: Welche Szenarien sind wahrscheinlich oder besonders kritisch?
• Verantwortlichkeiten: Wer tut was im Ernstfall?
• Maßnahmenkataloge: Was ist wann zu tun?
• Kommunikationswege: Wer wird wie informiert?
• Dokumentation & Aktualisierung: Pläne, Checklisten, Protokolle – zentral verfügbar und regelmäßig geprüft
• Übungen & Schulungen: Nur geübte Abläufe funktionieren auch unter Druck

Praxisbeispiel: Wasserschaden in einem Bürogebäude

Ein geplatztes Rohr im Technikgeschoss eines Bürogebäudes führt an einem Samstagabend zu einem massiven Wasseraustritt. Der Wachdienst entdeckt den Schaden spät – das Wasser hat bereits mehrere Etagen durchdrungen.

Dank eines bestehenden Notfallplans läuft die Reaktion dennoch strukturiert ab – unterstützt durch das digitale Ticketsystem im hausmanager:

• Die Störmeldung wird per App erfasst und automatisch an die zuständigen Personen weitergeleitet.
• Der Bereitschaftsdienst erhält eine Benachrichtigung mit allen relevanten Informationen.
• Zuständigkeiten und Sofortmaßnahmen sind im System hinterlegt – keine Rückfragen nötig.
• Der externe Dienstleister für Gebäudetrocknung ist als Kontakt im System verfügbar und kann direkt beauftragt werden.
• Die gesamte Kommunikation – inkl. Fotos und Maßnahmen – wird über das Ticket dokumentiert.

Dank der klaren Abläufe und der digitalen Unterstützung durch den hausmanager konnte der Schaden schnell eingegrenzt und die wichtigsten Bereiche kurzfristig wieder nutzbar gemacht werden.

Fazit

Ob Brand, Wasserschaden oder technischer Ausfall – ein funktionierendes Notfall- und Krisenmanagement hilft, im Ernstfall strukturiert zu handeln und Schäden zu begrenzen.

Für Betreiber und Facility Manager gehört es zur täglichen Verantwortung, vorbereitet zu sein. Wer Prozesse dokumentiert, Zuständigkeiten klar definiert und digitale Hilfsmittel wie ein Ticketsystem nutzt, schafft Sicherheit – für Menschen, Betrieb und Gebäude.