Kunden und Objekte - Gebäudemanagement-Software hausmanager 2.0

Kunden und Objekte

Objektverwaltung kurz vorgestellt:

  • Abbildung der Gebäudestruktur mit den Ebenen Liegenschaft, Gebäude, Einheit und Raum
  • Hinterlegung von Flächendaten und individuellen Dokumenten (Pläne, Verträge, Bilder, etc.)
  • Zentrale Verwaltung von Adressen
  • Adressimport über Excel-Vorlage
  • Individuelle Zuordnung von Ausstattungen, Leistungen und Adressen zu den einzelnen Ebenen
Objektstruktur

Die unkomplizierte Baumstruktur erlaubt es Ihnen in Sekundenschnelle neue Objekte anzulegen. Ganz nach Ihren Bedürfnissen gruppieren Sie Liegenschaften, Gebäude, Einheiten bzw. Etagen und sogar einzelne Räume. Mit nur einem Klick erweitern oder reduzieren Sie den Objektbaum und haben dadurch die wichtigen Objekte im Blick. Keine störenden Ablenkungen mehr – simpel und gut! Weisen Sie Ihren Objekten einen Rang zu – so können Sie die Objekte innerhalb der Struktur individuell nach Ihren eigenen Wünschen sortieren. Importieren Sie ganze Raumbücher per Excel-Import und sparen Sie damit wertvolle Zeit.

Kunden, Mitarbeiter und Dienstleister

Jedem Objekt können Sie auf den jeweiligen Ebenen Flächendaten und individuelle Dokumente hinzufügen. Neben Standardfeldern, wie Nutzfläche oder Nutzungsart können Sie auch individuelle Felder anlegen. Den einzelnen Objektelementen können Sie zudem Dokumente in Form von PDF-, Office- oder CAD-Dateien hinzufügen. Mehr Informationen zur Hinterlegung von Dokumenten finden Sie im Abschnitt Dokumentenverwaltung. Wenn Sie Informationen zu Anlagen oder  Inventar hinterlegen möchten, finden Sie im Abschnitt Inventarverwaltung mehr Informationen.

Kunden einmal anlegen – danach beliebig oft zuweisen. Nachdem Sie eine Adresse (dies können Kunden, Mitarbeiter oder Dienstleister sein) angelegt haben, können Sie diese per Schnell-Zuweisung Ihren Objekten jederzeit zuordnen. Durch den praktischen Excel-Import können Sie direkt mehrere Adressen gleichzeitig anlegen.

Ordnen Sie Ihren Mitarbeitern einen oder mehrere Leistungsbereiche zu. Genauso können Sie Fremdfirmen für beispielsweise Fensterreinigung, Klimatechnik oder Aufzugswartung anlegen. So können diverse Mitarbeiter und Fremdfirmen dem Leistungsbereich für ein Objekt zugeordnet werden.

Leistungsverzeichnisse - Hausmeister-Software

Leistungsverzeichnisse

Leistungsverzeichnisse kurz vorgestellt:

  • Zentrale Verwaltung von Standartleistungsverzeichnissen für Hausmeisterei, Hausreinigung, Grünpflege, Qualitätsmanagement, Verkehrssicherung, u.v.m. (Tätigkeit, Rhythmus, Vorgabezeit)
  • Anpassung der Leistungskataloge an die zu betreuenden Objekte (Ausstattung & Dienstleistungen)
  • Leistungsverzeichnisse für Regel- und Bedarfsleistungen
Leistungsverzeichnisse

Leistungsverzeichnisse stellen Ihr Angebotsportfolio dar. Wenn Sie Grünpflege, Reinigung, Haustechnik oder andere Dienstleistungen anbieten, so können Sie diese mithilfe von Leistungsverzeichnissen im System abbilden. Ihre Standardleistungen werden auf diese Weise zentral verwaltet und dienen als Vorlagen für zukünftige Beauftragungen. Dank Checklisten können Sie für komplexe Tätigkeiten sogar Teilaufgaben definieren. Den Rhythmus können Sie selbst festlegen und dabei aus einer breiten Palette an Möglichkeiten wählen.

Sie haben einen neuen Auftrag und möchten dem neuen Objekt das Leistungsverzeichnis zuordnen? Statt zweiwöchentlich soll wöchentlich eine Begehung stattfinden und die zugehörige Checkliste soll einen weiteren Punkt umfassen – kein Problem, denn das Leistungsverzeichnis lässt sich individuell an jeden Auftrag anpassen. Sie können sogar separate Leistungsverzeichnisse für Regel- und Bedarfsleistungen anlegen. Damit sind Sie perfekt gerüstet für wiederkehrende und einmalige Aufgaben.

Leistungsverzeichnisse sind perfekt geeignet, wenn Sie behördlichen Verordnungen, Herstellervorgaben oder Vorgaben der Berufsgenossenschaften nachkommen müssen. Sie können diese Richtlinien eins zu eins als Leistungsverzeichnis anlegen und sind zukünftig auf der sicheren Seite.

Checklisten - Gebäudemanagement-Software

Checklisten

Checklisten kurz vorgestellt:

  • Individuelle Verwaltung von Checklistengruppen und Checklistenpunkten
  • Pro Auftrag können Checklisten erstellt werden welche durch den Mitarbeiter vor Ort (Techniker-App) einzeln abgehakt werden
  • Pro Checklistenpunkt können Fotos oder Bemerkungen hinzugefügt werden
  • Checklistenpunkte mit dem Status „nicht in Ordnung“ erzeugen beim Erledigen automatisch ein Ticket für die weitere Bearbeitung
  • Checklisten sind für unterschiedliche Einsatzzwecke möglich, z. B. Haustechnik, Reinigung, Verkehrssicherung, Qualitätsmanagement, Wohnungsübergaben, Wohnungsabnahmen, Leerstandkontrollen u.v.m.
Checklisten anlegen

Erstellen Sie Checklisten zur Abarbeitung von Teilaufgaben bei komplexen Tätigkeiten. Dabei können Sie die Checklistengruppen und -Punkte individuell verwalten. Für verschiedene Anlagen können gesondert Checklisten erstellt und dabei Punkte für diverse Prüfkriterien festgelegt werden. Im Bereich Hausmeisterservice können Checklisten für Reinigung oder Grünflächenpflege angelegt werden und Teilaufgaben für verschiedene Reinigungs- oder Gartenarbeiten definiert werden. Generell gilt: Sie können jede Checkliste nach Ihren eigenen Wünschen und Anforderungen erstellen.

Checklisten abarbeiten mit der App

Dank App erhalten Mitarbeiter vor Ort die Checklisten zur Bearbeitung aufs Smartphone und können die Teilaufgaben nacheinander abarbeiten. Dabei können Ihre Mitarbeiter mit dem Smartphone für jeden Checklistenpunkt Bilder und Bemerkungen hinzufügen. Dies eignet sich hervorragend für Nachweise oder bei auftretenden Problemen.

Erfahren Sie mehr über unsere App fürs mobile Arbeiten.

Sollte ein Problem bei der Bearbeitung auftreten, wird automatisch ein Ticket zur weiteren Bearbeitung erzeugt. So bleiben keine Aufgaben unerledigt und Sie behalten stets den Überblick über die Gesamtsituation.

Aufgabenkalender - Facility-Management-Software

Aufgabenkalender

Aufgabenkalender kurz vorgestellt:

  • Übersichtliche Darstellung der Aufgaben auf Tages- und Wochenbasis für alle Mitarbeiter und externe Dienstleister
Aufgabenkalender

Mit dem Aufgabenkalender erhalten Sie eine übersichtliche, visuelle Darstellung aller Aufgaben auf Tages – und Wochenbasis. Ob Mitarbeiter oder Fremdfirma – sehen Sie auf einen Blick wer welche Aufgaben wann bearbeitet. Weisen Sie Aufgaben anderen Mitarbeitern zu oder verschieben Sie die Maßnahmen vom Morgen auf den Nachmittag. Die clevere Farbmarkierung signalisiert Ihnen direkt welche Kategorie (Aufgabentyp) bei der Maßnahme vorliegt. Dabei können Sie die Kategorien und zugehörigen Farben frei definieren. Lassen Sie sich den Kalender nach Objekten oder Mitarbeitern filtern: so wird Ihnen nur angezeigt, was Sie auch sehen wollen. Klare und einfache Strukturen für die perfekte Übersicht über Ihre Aufgaben!

Techniker-App- Facility-Management-Software

App für mobiles Arbeiten

App für mobiles Arbeiten kurz vorgestellt:

  • Anzeige aktueller Aufgaben und Termine mit Ausführungszeit, Tätigkeitsbeschreibung und Ansprechpartner in Listen- und Kalenderansicht
  • Checklisten abarbeiten und Probleme melden oder Bilder hinzufügen
  • Automatische Aktualisierung von Aufgaben und Sofortanzeige neu eingehender Aufgaben
  • Unterschrift des Mitarbeiters oder des Kunden mit Quittung
  • Inventar- und Zählerstandserfassung
  • Integrierte Ticketerstellung bei Schäden oder auftretenden Problemen mit Foto-Funktion
  • Zeiterfassung für erbrachte Leistungen
  • Materialverbrauch erfassen
  • Für Android und IOS, auf Smartphone und Tablet
  • Datenaustausch via mobilem Internet in Echtzeit von Unterwegs und im Objekt
  • Offline-Funktion, wenn mal kein Netz verfügbar ist

Unsere Techniker-App erlaubt es Ihnen mit Ihrem Smartphone Aufgaben direkt vor Ort zu erhalten, zu bearbeiten und den Status nach Bearbeitung zu melden. Mit den zahlreichen Funktionen, wie z. B. Checklisten, Unterschriften- und Bilderfunktion oder der integrierten Zeiterfassung sind Sie perfekt für die alltäglichen Aufgaben gerüstet.

Freuen Sie sich auf eine einfache Aufgabenplanung und Tätigkeitserfassung. Sie planen die Aufgaben mit dem hausmanager und Ihre Mitarbeiter erhalten diese auf der Techniker-App. Der Mitarbeiter vor Ort hat den Überblick über alle anstehenden Aufgaben und kann diese der Reihe nach bearbeiten. Falls sich an der Aufgabenplanung etwas ändert werden die Aufgaben automatisch aktualisiert. Ihre Mitarbeiter erhalten bei neu eingehenden Aufgaben eine Push-Benachrichtigung und bleiben damit immer auf dem neuesten Stand. Die Synchronisierung auf Mobilgeräten erfolgt über mobile Daten oder WLAN. Sollte bei der Arbeit in Kellern, Tiefgaragen oder an anderen Orten mit schlechter Internetverbindung mal kein Netz vorhanden sein, so werden die bearbeiteten Aufgaben dank Offline-Funktion gespeichert und synchronisiert, sobald wieder Internet verfügbar ist.

Mitarbeiter vor Ort erhalten Aufgaben und Termine mit Ausführungszeit, Tätigkeitsbeschreibung, Ansprechpartner und allen weiteren Informationen, die zur Bearbeitung notwendig sind. Damit kommt es zu keinen Missverständnissen und die Aufgaben sind klar umrissen. Die Aufgaben können sowohl als Liste als auch im Kalender in der App angezeigt werden.

Bei der Bearbeitung der Aufgabe kann der verantwortliche Mitarbeiter die ausgeführte Tätigkeit in der App mit weiteren Informationen anreichern. Neben Bemerkungen, kann auch die benötigte Zeit, ein Bild oder das verbrauchte Material erfasst werden.

App - Inventarverwaltung

Inventar verwalten

Erfassen Sie Inventar, Anlagen und Ausstattung mobil vor Ort. Ändern Sie Anlagen oder legen Sie neue an. Hinterlegen Sie Informationen wie Hersteller, Scan Code, Einbaudatum oder selbst erstellte Felder. Aber auch mit dem Smartphone aufgenommene Bilder können Sie Ihren Anlagen hinzufügen.

Checklisten abarbeiten mit der App

Checklisten

Mitarbeiter können mit der App Teilaufgaben vor Ort abarbeiten. Dadurch können Aufgaben deutlich detaillierter bearbeitet werden. Bei Problemen können zu jedem Checklistenpunkt Bemerkungen oder sogar Bilder hinzugefügt werden, um schnellstmöglich reagieren zu können.

App - Bilder hinzufügen

Bilder hinzufügen

Ein Bild sagt mehr als tausend Worte – mit der Smartphone-Kamera können Bilder gemacht und der Aufgabe hinzugefügt werden. Dies dient sowohl der Erfassung von Schäden als auch dem Nachweis der Tätigkeitserbringung. Auch bei Tickets können Bilder hinzugefügt werden.

App - Zeiterfassung

Arbeitszeit erfassen

Über die integrierte Zeiterfassung lässt sich die für die Aufgabe benötigte Zeit festhalten. Die Zeiterfassung können Sie zur Abrechnung oder Auswertung nutzen. Im Abschnitt Zeiterfassung finden Sie mehr Informationen zu diesem Thema.

App - Unterschriftenfunktion

Unterschriftenfunktion

Nach erbrachter Leistung kann dank Unterschriftenfunktion durch Mitarbeiter oder Kunden die Bearbeitung der Aufgabe dokumentiert werden. Damit haben Sie auch für spätere Zeitpunkte den Nachweis der erbrachten Leistung sorgfältig archiviert. Im Abschnitt Unterschriftenfunktion finden Sie mehr Informationen zu diesem Thema.

App - Verbrauchszähler

Verbrauchszähler

Mit der Techniker-App können Sie vor Ort kinderleicht Zählerstände erfassen oder Informationen zu Anlagen abrufen. Bringen Sie an Zählern oder Anlagen QR-Codes an – dann müssen Sie beim nächsten Mal nicht einmal danach suchen, sondern einfach nur abscannen und die nötigen Daten eintragen bzw. abrufen. Somit vermeiden Sie Fehler und sparen kostbare Zeit.

App - Ticketerstellung

Tickets erstellen

Sollte Ihnen am Objekt oder der Anlage etwas auffallen, das überprüft oder bearbeitet werden sollte, können Sie mit der App ein Ticket erstellen. Im Ticketsystem werden alle auflaufenden Tickets gesammelt und können dort in Aufgaben überführt werden. Tickets können auch von Ihren Kunden erstellt werden. Im Abschnitt Ticketsystem finden Sie mehr Informationen zu diesem Thema.

Zusätzliche Funktionen in der App durch Erweiterungsmodule:

App - Materialverbrauch

Materialverbrauch

Oft fallen bei der Bearbeitung der Aufgaben Materialverbräuche an – Erfassen Sie auch diese über die App und nutzen Sie sie für Abrechnung und Lagerverwaltung. Im Abschnitt Materialverbrauch finden Sie mehr Informationen zu diesem Thema.

App-Qualitätskontrollen

Qualitätsmanagement

Mit Qualitätskontrollen können erbrachte Leistungen von Mitarbeitern oder externen Dienstleistern vor Ort geprüft und bewertet werden. So können Sie sicherstellen, dass Kunden Ihren hohen Qualitätsstandard erkennen und schätzen werden.

Zeiterfassung - CAFM-Software

Zeiterfassung

Zeiterfassung kurz vorgestellt:

  • Erfassen Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter samt Arbeitsbeginn, Pausen und Arbeitsende
  • Erfassen Sie die Arbeitszeiten für erbrachte Leistungen – auch pro Objekt
  • Praktische Reports zur langfristigen Übersicht
App - Zeiterfassung

Vielfältige Möglichkeiten der Arbeitszeiterfassung. Erfassen Sie die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter von Arbeitsbeginn bis Arbeitsende inklusive der Pausenzeiten. Dokumentieren Sie auch die für eine erbrachte Leistung benötigte Zeit – perfekt für Abrechnung und Nachweispflichten. Arbeitszeiten können ebenfalls pro Objekt angezeigt werden. Dank praktischer Reports und Auswertungen können Sie auch über längere Zeit die erfassten Daten analysieren und gegebenenfalls Maßnahmen ergreifen. Die Reports können Sie sich auch als Excel- oder PDF-Dateien ausgeben lassen und entsprechend weiterverwenden.

 

Inventarverwaltung - Gebäudemanagement-Software

Inventarverwaltung

Inventarverwaltung kurz vorgestellt:

  • Erfassung von Gebäuden und technischen Anlagen mit oder ohne Raumbezug
  • Erfassung von ortsfestem und ortsveränderlichem Inventar sowie KFZ
  • Grundfelder sowie frei definierbare Felder
  • Hinterlegung von Dokumenten zum Inventar
  • QR-Code Unterstützung zur Kennzeichnung und Verwaltung des Inventars
  • Erstellung und Pflege von Anlagenbüchern
Inventarverwaltung

Verwalten Sie ortsfestes und ortsveränderliches Inventar, wie z. B. feste Gebäudeteile, haustechnische Anlagen und Einrichtungen. Als Basis dienen Ihnen Felder wie Inventarnummer, Inventarbezeichnung, Einbaudatum, Hersteller, Gewährleistungsdatum und viele weitere. Natürlich sind Sie nicht auf die vordefinierten Felder beschränkt – Sie können Zusatzfelder frei nach Ihren Anforderungen definieren und somit Ihre individuelle Inventarverwaltung aufbauen. Neben den Stammdaten können Sie auch Lieferscheine, Prüfprotokolle, Wartungsverträge, Anleitungen oder andere Dokumente der Anlage beifügen und haben damit alle nötigen Informationen zentral an einem Platz.

Damit alles übersichtlich bleibt können Sie Ihre Anlagen und Einrichtungen Ihren Liegenschaften, Gebäuden, Gebäudeteilen und auch Räumen direkt zuordnen. Somit können Sie konkret Raumausstattungen erfassen und Inventarlisten und Raumbücher anlegen.

Versehen Sie Ihre Anlagen mit QR-Codes: Der Mitarbeiter vor Ort kann diesen mit dem Mobilgerät scannen und direkt in der App Angaben zur Anlage einsehen. Dadurch spart man sich die Zeit zur jeweiligen Anlage navigieren zu müssen. In der TechnikerApp sieht man auch hinterlegte Dokumente und aktuelle Aufgaben zur Anlage.

Verbrauchszähler - Hausmeister-Software

Verbrauchszähler

Verbrauchszähler kurz vorgestellt:

  • Erfassung von Zählern
  • Unterscheidung zwischen Haupt- und Zwischenablesung
  • Mobile Zählerstandserfassung mit der App
  • Verknüpfung mehrerer Zähler

Wenn Sie regelmäßig Zählerstände ablesen und erfassen müssen, ist unser Verbrauchszähler genau das Richtige für Sie! Hinterlegen Sie alle nötigen Informationen, wie Zählerart, Zählernummer, Einbaudatum und Eichfrist.

Verbrauchszähler

Lesen Sie den Zählerstand ab, können Sie die Ablesung als Haupt- oder Zwischenablesung festlegen. Die Ablesefristen werden bequem in die Aufgabenliste des verantwortlichen Mitarbeiters übertragen. Der Mitarbeiter kann anschließend mit der TechnikerApp die Ablesung vor Ort vornehmen und mobil direkt ins System übermitteln. Im hausmanager können Sie die Zählerstände überwachen und detailliert auswerten. Lassen Sie automatisch Aufgaben erstellen, wenn ein Verbrauchszähler einen konkreten Wert erreicht hat.

Legen Sie einen Hauptzähler an, der sich aus den Zählerständen mehrerer Verbrauchszähler berechnet. Somit haben Sie stets die Gesamtsituation im Blick, können aber auch Ausreißer schnell identifizieren.

Ticketsystem - Facility-Management-Software

Ticketsystem

Ticketsystem kurz vorgestellt:

  • Erfassung von Schadensmeldungen über verschiedene Wege:
    • über ein Webformular für Kunden und Mitarbeiter
    • über die App für Mitarbeiter
    • über ein Callcenter-Formular für Mitarbeiter
  • Direkte Weiterverarbeitung der Meldungen zu Aufträgen
  • Ticketersteller wird durch automatisch versendete E-Mails über Bearbeitungsstand informiert
  • Webformular individuell anpassbar und Einbindung auf eigener Homepage möglich
Schnell reagieren und professionell auftreten – mit dem Ticketsystem können Mitarbeiter oder Kunden Sie einfach und schnell informieren, wenn es Handlungsbedarf gibt. Vom Eingang der Nachricht bis zum Abschluss der Aufgabe profitieren Sie dabei von den Vorteilen des Ticketsystems.

Über ein Webformular können Kunden und Mitarbeiter Schadensmeldungen vornehmen. Dieses Formular ist für die Anzeige auf mobilen Geräten optimiert und kann von Ihnen individuell angepasst werden. Stellen Sie das Formular über eine eigene Seite dar oder integrieren Sie es auf Ihrer eigenen Homepage. Mitarbeiter können Tickets über die TechnikerApp erstellen oder Sie stellen Kunden und Mitarbeitern einen Link oder QR-Code zum Formular zur Verfügung. Gehen Meldungen telefonisch bei Ihnen ein, können Sie über ein Callcenter-Formular das Ticket selbst erstellen. Dabei werden bereits eingegangene Meldungen zum jeweiligen Objekt angezeigt, damit Sie kein Ticket doppelt erstellen.

Bei neu eingehenden Tickets erhalten SIe eine Meldung, sodass kein Ticket übersehen wird. Der Ticketersteller wird über den Bearbeitungsstand des Tickets per E-Mail auf dem Laufenden gehalten.

Sie können aus den Tickets heraus bequem neue Aufgaben für Mitarbeiter oder externe Dienstleister erstellen. Eingehende Tickets können auch automatisch in die Aufgabenplanung des für das Objekt zuständigen Mitarbeiters weitergeleitet werden.

Übersicht über das Ticketsystem
Ticketformular anpassen
Kundenportal - Gebäudemanagement-Software

Kundenportal (Gastzugang)

Kundenportal kurz vorgestellt:

  • Kunde erhält Informationen zum Objekt, offenen und erledigten Aufträgen, Inventar, Zähler, Leistungsnachweisen und mehr …
  • Kunde kann Meldungen und Aufträge online erstellen
  • Eingeschränkter Kundenzugang
Kundenportal

Über das Kundenportal können Ihre Kunden selbständig Informationen zu den eigenen Objekten abrufen. Sie können dabei individuell festlegen, was der Kunde sehen darf und was nicht. Damit bieten Sie Kunden hohe Transparenz und schaffen eine starke Vertrauensbasis. Der Gastzugang im Kundenportal hat dabei nur Leserechte und kann keine Werte verändern oder Einstellungen vornehmen.

Unterschriftenfunktion

Unterschriftenfunktion

Unterschriftenfunktion kurz vorgestellt:

  • Erfassung der Unterschriften von Mitarbeitern und Kunden zur Bestätigung der Leistungserbringung.
App - Unterschriftenfunktion

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser – mit der Unterschriftenfunktion bestätigen Kunden oder Mitarbeiter erbrachte Leistungen. Mit der TechnikerApp wird die Unterschrift direkt auf dem mobilen Endgerät vorgenommen. Sie benötigen keine weitere Soft- oder Hardware. Neben Leistungsnachweisen ist die Unterschriftenfunktion auch perfekt für Übergabe- oder anderweitige Protokolle geeignet. Optional erhalten Sie einen Hinweis, wenn der Standort bei Unterschrift vom Leistungs-Standort abweicht.

Nachweise und Protokolle

Nachweise und Protokolle

Nachweise und Protokolle kurz vorgestellt:

  • Dauerhafte Ablage des Arbeitsnachweises mit Unterschrift als PDF-Dokument
Nachweise und Protokolle

Ist eine Aufgabe erledigt wird ein Leistungsnachweis als PDF-Dokument erzeugt und zu der Aufgabe abgelegt. So können Sie erbrachte Leistungen auch später noch nachweisen. Neben Leistungsnachweisen können auch andere Nachweise, wie z. B. Übergabe-, Wartungs- oder Prüfprotokolle erstellt werden. Im Nachweisdokument sind Informationen zum Objekt, dem verantwortlichen Mitarbeiter, dem Tätigkeitsumfang und die geplante und benötigte Dauer der Tätigkeit vermerkt. Zudem wird am Ende des Dokuments das Datum und die Unterschrift des Mitarbeiters und des Kunden angezeigt.

Optional können Sie mit dem “net-haus Designer” Leistungsnachweise und Protokolle an das Design Ihres Unternehmens anpassen und die aufgeführten Informationen im PDF-Dokument individuell festlegen.

Wartungsplan - Facility-Management-Software

Wartungsplan

Wartungsplan kurz vorgestellt:

  • Erstellung von Kontroll- und Wartungsplänen sowie automatische Planung von Folgeterminen für den gesamten Gebäude- und Anlagenbestand
  • Überwachung und Dokumentation von Wartungs- und Kontrollmaßnahmen
  • Hinterlegung von Wartungs- und Prüfberichten zu ausgeführten Tätigkeiten
Wartungsplan

Erstellen Sie Kontroll- und Wartungspläne für Ihren gesamten Gebäude- und Anlagenbestand. Planen Sie automatisch Folgetermine für Wartungen oder Kontrollen. Nutzen Sie dazu die programminterne Datenbasis mit einer umfangreichen Sammlung von Kontroll- und Wartungsfristen für eine Vielzahl von Anlagen. Grundlage der hinterlegten Fristen bilden dabei gesetzliche Vorgaben und Herstellervorschriften. Optional können Sie Wartungspläne auch auf Basis von VDMA-Checklisten erstellen.

Die ausgeführten Wartungs- und Kontrollmaßnahmen können Sie als Nachweise in Form von Wartungs- und Prüfberichten bei der jeweiligen Wartung hinterlegen.

Mitarbeiterplanung- Gebäudemanagement-Software

Mitarbeiterplanung

Mitarbeiterplanung kurz vorgestellt:

  • Zuweisung von Mitarbeitern zu Leistungsbereichen
  • Auslastungsanzeige pro Mitarbeiter
  • Tages- und Wochenpläne pro Mitarbeiter
Mitarbeiterplanung - Tourenplanung
Aufgabenkalender

Weisen Sie Ihren Mitarbeitern bestimmte Objekte und Leistungsbereiche zu. Wenn Sie mehrere Mitarbeiter mit der Bearbeitung von Aufgaben beauftragen möchten, können Sie diese auch spezifischen Touren zuordnen. Damit lässt sich im Falle von Krankheit oder Urlaub in Sekundenschnelle eine Vertretung für alle anfallenden Aufgaben zuordnen.

Lassen Sie sich mit dem Aufgabenkalender die Auslastung pro Mitarbeiter auf Tages- oder Wochenebene anzeigen. So können Sie feststellen, welcher Mitarbeiter freie Kapazitäten aufweist oder welcher Mitarbeiter gerade Unterstützung benötigt.

Über die Techniker-App nehmen Ihre Mitarbeiter eine Zeiterfassung für die ausgeführten Tätigkeiten vor. Optional erhalten Sie mit der “net-haus-MAP” eine geografische Kartenansicht Ihrer Objekte und Mitarbeiter. Dort können Sie Aufgaben direkt den verfügbaren Mitarbeitern zuteilen, die sich in der Nähe des Objekts befinden.

Auftragsverwaltung

Auftragsverwaltung

Auftragsverwaltung kurz vorgestellt:

  • Zusammenfassung von fälligen Wartungs- und Kontrollterminen sowie Aufgaben aus Schadensmeldungen zu Aufgabenlisten für Mitarbeiter und externe Firmen
  • Planung neuer und weiterführender Aufgaben
  • Aufgabenhistorie
  • Überwachung der fristgerechten Ausführung und Erfassung der Arbeitszeit, dem verbrauchten Material und den Kosten
  • Dokumentation ausgeführter Tätigkeiten
Mitarbeiterplanung - Aufgabenzuteilung
Aufgabenansicht

Nutzen Sie die Auftragsverwaltung im hausmanager um Ihren Alltag einfacher zu gestalten. Erstellen Sie neue Aufgaben – einmalig oder wiederkehrend – und weisen Sie diesen einen Mitarbeiter zu. Bei Urlaubs- oder Krankheitsvertretung können Sie unkompliziert Aufgaben auch anderen Mitarbeitern zuweisen. Wenn Sie die Dienste eines externen Unternehmens benötigen ist dies kein Problem. Bei Aufzugs- oder Klimaanlagenwartung können Sie beispielsweise die Aufgaben direkt an eine Fremdfirma auslagern. Besonders praktisch: Fassen Sie mehrere Wartungs- und Kontrolltermine sowie Aufgaben aus eingegangenen Tickets zusammen und erstellen Sie eine Aufgabenliste für Mitarbeiter oder Dienstleister. Damit vermeiden Sie unnötige Wege und die Verschwendung von Ressourcen und arbeiten effizient und kostensparend.

Sie behalten jederzeit die Übersicht über alle erstellten Aufgaben. Überwachen Sie die fristgerechte Ausführung der Aufgaben durch das simple und geniale Ampelsystem. Aufgaben werden rot, gelb und grün markiert, je nach Fälligkeit der Aufgabe zum Stichtag. Sortieren und Filtern Sie Aufgaben nach eigenem Bedarf. Lassen Sie sich alle Aufgaben für ein bestimmtes Objekt oder bestimmte Mitarbeiter anzeigen. Über die Aufgabenhistorie sehen Sie auch alle bereits ausgeführten Aufgaben. Damit haben Sie stets den Nachweis der Leistungserbringung parat. Bei jeder Aufgabe werden auch die benötigte Arbeitszeit, das verbrauchte Material und die Kosten erfasst.

Dokumentenverwaltung - hausmanager 2.0

Dokumentenverwaltung

Dokumentenverwaltung kurz vorgestellt:

  • Dokumente und Dateien bei Objekten und Gebäuden hinterlegen
  • Dokumente bei Aufgaben, Anlagen und Inventar hinterlegen
  • Unterstützung vieler Dateiformate: .pdf, .xls, .docx, .jpg, .dsg, .dxf, und viele weitere …
Dokumentenverwaltung

Sie suchen einen Mietvertrag oder einen Dienstleistungsvertrag? Oder vielleicht doch einen Grundriss oder eine bestimme Excel-Liste? Dann müssen Sie in Zukunft keine Aktenordner mehr durchsuchen. Sie hinterlegen die Dokumente oder Scans davon ganz einfach im hausmanager. Dabei können Sie das Dokument von der Liegenschaft bis hin zum Raum jedem Objektelement individuell zuordnen. Damit bleibt die Übersichtlichkeit gewahrt und es werden nur die Dokumente angezeigt, die für das jeweilige Objekt relevant sind.

Dokumente können nicht nur bei Objekten und Gebäuden hinterlegt werden. auch bei Anlagen und Inventar oder Aufgaben können Sie Dokumente, wie Leistungsnachweise oder Protokolle hinterlegen. Als Anhang können Sie neben PDF-Dokumenten, auch Office-, CAD- oder Bilddateien verwenden.

Qualitätskontrollen

Qualitätskontrollen

Teil des Erweiterungsmoduls “net-haus Qualitätsmanagement”

Qualitätskontrollen kurz vorgestellt:

  • Qualitäts- und Leistungsprüfungen von infrastrukturellen Dienstleistungen nach DIN EN 13549
  • Individuelle Checklisten und Wichtungen
  • Vorgabe von Losgrößen und Prüflevel
  • Zufallsgenerator zur Auswahl der Prüfpunkte
  • Prüfung mit Prüffenster
  • Umfangreiches Reporting mit Ausweis des Verbesserungspotentials
  • Automatischer Versand von Prüfberichten
  • Separate PrüfApp für Kunden
App-Qualitätskontrollen
QM-Report

Kunden erwarten heutzutage zunehmend hohe Qualitätsstandards. Wenn man das eigene Qualitätsmanagement vernachlässigt, kann dies negative Folgen für die Auftragslage oder den eigenen Ruf mit sich bringen. Mit unserem Zusatzmodul können Sie Qualitätschecklisten anlegen. Überprüfen Sie die Qualität der erbachten Leistungen von externen Dienstleistern.

Legen Sie individuelle Cheklisten mit verschiedenen Prüfkriterien fest und gewichten Sie diese nach dem jeweiligen Stellenwert. Definieren Sie Losgrößen und Prüflevel, um festzulegen wie oft und in welchem Außmaß Routinekontrollen vorgenommen werden sollen. Auch Stichproben sind dank Zufallsgenerator zur Auswahl der Prüfpunkte möglich. So können Sie vereinzelt prüfen und sparen wertvolle Zeit.

Nach Fertigmeldung des Auftrags können Ihre Mitarbeiter dank Prüffenster an die Qualitätskontrolle erinnert und angehalten werden in einem festgelegten Zeitraum die Prüfung vorzunehmen. Dadurch können Sie die Qualität zügig überprüfen und den Zustand direkt nach der Erbringung der Leistung nachweisen.

Nutzen Sie die ausführlichen Auswertungen für die Verbesserung der Qualität zukünftiger Leistungen. Sie sehen die Prüfqualität der verschiedenen Prüfpunkte im Zeitverlauf und erkennen sofort Ausreißer oder konstant unterdurchschnittliche Qualität. Prüfreports können in regelmäßigen Abständen automatisch versendet werden – damit man nichts mehr vergisst. Ergreifen Sie Maßnahmen anhand der vorliegenden Reports und verbessern Sie anhaltend die Qualität erbrachter Leistungen.

Ihre Kunden, Mieter oder Kollegen möchten selbst die Qualität überprüfen?  Dank der Qualitätsmanagement-Erweiterung können Kunden über die App selbständig Qualitätsprüfungen vornehmen und die Dienstleistungen qualitativ bewerten.

 

Live-Standorte net haus

Live-Standorte

Teil des Erweiterungsmoduls “net-haus Map”

Live-Standorte kurz vorgestellt:

  • Anzeige der betreuten Objekte auf einer Kartenansicht
  • Anzeige offener Tickets auf der Kartenansicht
  • „nearest to the ticket“: Anzeige der Mitarbeiter und ihrer aktuellen Standorte
  • Zuweisung von Tickets und Aufgaben über Drag and Drop direkt in der Kartenansicht
net-haus-Map

Mit der net-haus-Map erhalten Sie eine geografische Kartenansicht mit all Ihren Objekten. Die Objekte werden standortgenau auf der Karte visualisiert. Lassen Sie sich aktuell verfügbare Mitarbeiter anzeigen und weisen Sie ihnen Aufgabe innerhalb der Kartenansicht zu. Auch offene Tickets / Meldungen werden Ihnen für jedes Objekt angezeigt. So können Sie ohne viel Aufwand auch die Tickets direkt Ihren Mitarbeitern zuordnen.

Rechnungserstellung

Rechnungserstellung

Teil des Erweiterungsmoduls “Material / Lager / Rechnung”

Rechnungserstellung kurz vorgestellt:

  • Einzel- und Sammelrechnungen pro Objekt bzw. durchgeführter Dienstleistungen
  • Kennzeichnung abzurechnender und abgerechneter Leistungen
  • Wiederkehrende Rechnungen für Regelleistungen
  • Ausweis von Handwerkerleistungen nach §35a
  • Individuell gestaltbare Rechnungsformulare
  • Exportschnittstelle
Rechnungen erstellen

Wenn Sie für Ihre erbrachten Dienstleistungen Rechnungen erstellen möchten, ist das Zusatzmodul “Material, Lager, Rechnung” die perfekte Ergänzung für Sie. Abzurechnende und abgerechnete Leistungen werden im hausmanager entsprechend gekennzeichnet. Erstellen Sie eine Einzelrechnung für eine Leistungserbringung oder eine Sammelrechnung für mehrere durchgeführte Dienstleistungen. Die Rechnungsformulare können Sie dabei individuell gestalten. Durch den automatisierten Rechnungsversand versenden Sie Rechnungen mit nur wenigen Klicks per E-Mail.

Rechnungserstellung
Lagerverwaltung

Lagerverwaltung

Teil des Erweiterungsmoduls “Material / Lager / Rechnung”

Lagerverwaltung kurz vorgestellt:

  • Einrichtung fester und mobiler Lager
  • Materialzuführung in die Lager
  • Auswahl des Lagers bei Materialentnahme
  • Bestandsabfrage von Artikeln über alle Lager
  • Lagerbestand gesamt / pro Lager
  • Durchschnittlicher Preis der Lagerartikel
  • Warnhinweis bei Negativbestand
Lagerverwaltung

Legen Sie verschiedene Lager an, in denen Sie Ihre benötigten Materialien aufbewahren. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um ortsfeste oder mobile Lager wie KFZ handelt. Sie können beliebig viele Lager erstellen und Materialzugänge und Materialabgänge lagergenau erfassen. Lassen Sie sich die Lagerbestände für jedes Lager separat anzeigen oder übergreifend für alle Lager. Lagerbewegungen werden für jeden Ab- und Zugang detailliert angezeigt. Auch der durchschnittliche Einkaufspreis der eingelagerten Materialien wird jederzeit angezeigt.

Materialverbrauch

Materialverbrauch

Teil des Erweiterungsmoduls “Material / Lager / Rechnung”

Materialverbrauch kurz vorgestellt:

  • Erfassung des eingesetzten Materials aus Artikellisten
  • Erfassung individueller Artikel „Baumarktfunktion“
  • Zusammenfassung des Materialverbrauchs über mehrere Vorgänge (Sammelrechnung)
  • Zuweisung des benötigten Materials für Standardvorgänge
  • Import von Artikellisten
Materialverbrauch

Legen Sie Material im hausmanager an. Bei der Ausführung von Aufgaben können Sie dann Materialverbräuche unkompliziert erfassen. Automatisch werden die Kosten für den Materialverbrauch berechnet und der Lagerbestand angepasst. Dank Artikellisten können Sie einzelne Materialien einer Kategorie zuweisen: So behalten Sie die Übersicht über Sanitär-, Elektro- und andere Artikel. Erstellen Sie auch andere, individuelle Kategorien nach Ihren Anforderungen. Fassen Sie mehrere Materialverbräuche aus verschiedenen Aufgaben zusammenhaben und erstellen Sie Sammelrechnungen für den Kunden oder die interne Verrechnung.

Individuelle Dokumente

Individuelle Dokumente

Teil des Erweiterungsmoduls “net-haus Designer”

Individuelle Dokumente kurz vorgestellt:

  • Design und Inhalt der Dokumente anpassen
  • Für alle Dokumente, die mit dem hausmanager erstellt werden
Reportdesigner

Mit dem Reportdesigner erstellen Sie individuelle Dokumente. Passen Sie Leistungsnachweise,Protokolle, Rechnungen, Reports und alle anderen Dokumente an das Design Ihres Unternehmens an. Ändern Sie Schriftart, Schriftgrößen, Abstände, Briefkopf oder Fußzeile. Hinterlegen Sie Ihr Logo oder Auszeichnungen, die Ihre Kunden zu schätzen wissen. Neben den Anpassungen des Designs können Sie aber noch mehr. Passen Sie vor allem Textblöcke an und hinterlegen Sie Felder, die sich dynamisch anhand der Aufgabenbearbeitung befüllen. Inventardaten, erfasste Arbeitszeit, verbrauchtes Material – Bei der Gestaltung Ihrer Dokumente sind Sie vollkommen frei.

Checklisten VDMA

Checklisten VDMA 24186

Teil des Erweiterungsmoduls “VDMA-Checklisten”

Checklisten VDMA 24186 kurz vorgestellt:

  • Checklistenvorlagen nach VDMA 24186 zur Erzeugung digitaler Checklisten für die Wartung und Kontrolle von Maschinen und Anlagen
  • fortlaufende Aktualisierung im Rahmen des Premium-Wartungsvertrages
VDMA-Checklisten
Eine professionelle und zielgerichtete Wartung Ihrer Maschinen und Anlagen – Mit unseren vorgefertigten Checklisten nach der VDMA 24186 führen Sie Wartungen und Kontrollen nach Profi-Standards aus. Die Teilaufgaben der Checklisten wurden von den Experten des VDMA e. V. detailliert zusammengestellt. Das bietet Ihnen die Sicherheit einer bestmöglichen Instandhaltung. Der Verband Deutscher Maschinen- und Anlagenbau ist die größte Netzwerkorganisation im Bereich des Maschinenbaus in Deutschland und Europa und damit der perfekte Partner für die Instandhaltung und Überwachung Ihres Inventars.
Dienstleisterprotal

Dienstleisterportal

Teil des Erweiterungsmoduls “Dienstleisterportal”

Dienstleisterportal kurz vorgestellt:

  • Bereitstellung von Aufträgen für Dienstleister
  • Digitaler Annahmeprozess mit Rückfragen und Ablehnung
  • Statusinformationen zu laufenden Aufträgen
  • Hochladen von Vorgangsinformationen, Dokumenten und Rechnungen durch den Deistleister
Dienstleisterportal

Integrieren Sie externe Firmen und Dienstleister in Ihre Aufgabenplanung. Oft benötigen Sie für Wartungen und Kontrollen von Anlagen wie Aufzügen, Klima- oder Heizungsanlagen das Fachwissen ausgebildeter Handwerker. Um Ihnen die Auftragsvergabe und -überwachung zu erleichtern, besteht die Möglichkeit einen Zugang für externe Dienstleister anzulegen. Dadurch lässt sich die Kommunikation und Effizienz bei einer regelmäßigen Zusammenarbeit deutlich verbessern. Der Dienstleister sieht im Programm die von Ihnen erstellten Aufträge und kann diese annehmen, Rückfragen stellen oder ablehnen. Über das Dienstleisterportal erhalten Sie regelmäßig Statusinformationen zu den aktuell ausgeführten Tätigkeiten. Nach erfolgreicher Ausführung können durch den Dienstleister relevante Dokumente wie Protokolle oder Rechnungen hochgeladen werden.

FAQ - häufig gestellte Fragen

FAQ - häufig gestellte Fragen

Wir beantworten die am häufigsten gestellten Fragen. Wenn Sie eine Frage haben finden Sie hier vermutlich die Antwort.

Anleitungen und Videos

Anleitungen und Videos

Unsere Anleitungen führen Sie Schritt für Schritt durch die Funktionen des hausmanagers. Einfach Video aussuchen und loslegen.

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Für Fragen zur Programmnutzung stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.