Inventarisierung? Deshalb ist die lückenlose
Erfassung von Anlagen so wichtig…

Die vollständige Auflistung aller Anlagen und Geräte bildet die Basis für ein erfolgreiches, technisches Gebäudemanagement – vom sicheren Betrieb bis zur Hilfe bei Investitionsentscheidungen.

Die Inventarerfassung und -verwaltung gehört zum Einmaleins des professionellen, technischen Gebäudemanagements. Nur durch die lückenlose Inventarisierung aller technischen Anlagen kann der sichere und störungsfreie Betrieb durch sinnvoll geplante Kontrollen und Wartungen sichergestellt werden. Fehlt eine Anlage in der Übersicht, kann schnell etwas übersehen oder vergessen werden – dies führt zu unerwünschten Ausfällen oder Unfällen, die durch eine komplette Erfassung aller Anlagen vermieden werden können.

Aufgrund der aktuellen Situation auf den Energiemärkten nimmt die Überwachung von Energieverbräuchen bei technischen Anlagen eine besondere Rolle ein. Aber auch in Hinblick auf Umweltschutz und daraus resultierenden Auflagen ist das Energiemanagement von zentraler Bedeutung. Dank einer umfassenden Erfassung von Leistungsaufnahmen und Laufzeiten können detaillierte Verbrauchsberechnungen erstellt und Abweichungen vom Durchschnitt identifiziert werden.

Eine dauerhafte und konsequente Anlagenüberwachung unterstützt Sie neben der Planung von Kontroll- und Reparaturprozessen aber auch bei der Entscheidungsfindung hinsichtlich weitreichender Investitionsplanungen. Neben dem Alter der Anlage, der Störungsfrequenz (und den dadurch anfallenden Kosten) sowie dem Vergleich des Energieverbrauchs mit anderen Anlagen kalkulieren Sie den passenden Zeitpunkt des Anlagenaustauschs. So werden Instandhaltung und Modernisierung des Betriebs wesentlich erleichtert und die Wettbewerbsfähigkeit verbessert.

Sowohl bei der eigenen Verwaltung der Anlagen als auch der Fremdvergabe von Dienstleistungen rund um Prüfung und Instandhaltung ist die vollständige Inventarisierung erforderlich. Bei der innerbetrieblichen Ausführung der haustechnischen Prozesse sollte jedem Unternehmen daran gelegen sein, eine vollständige Auflistung der eigenen Anlagen vorzuweisen, um wie eingangs erklärt, Ausfälle oder gar Unfälle auf Basis nicht stattfindender Wartungen zu verhindern. Bei der Auftragsvergabe an externe Dienstleister kann die Betreiberverantwortung nur für die vertraglich vereinbarten Anlagen übergeben werden. Sollten hier Anlagen in der Auflistung fehlen, kommt es schnell zu Missverständnissen oder im Schadensfall zu unnötigen Schuldzuweisungen.

Die Inventarverwaltung im hausmanager: Durch eine lückenlose Erfassung aller Anlagen vermeiden Sie unnötige Probleme.

Mit dem hausmanager können Techniker im Außendienst per App jederzeit die Inventarisierung von Anlagen vornehmen oder die Daten von bereits erfassten Anlagen aktualisieren. All diese Daten fließen in den ganzheitlichen Facility-Management-Prozess ein und können bei der Auftragsplanung und -vergabe berücksichtigt werden. Neben allen durchgeführten Aktivitäten wird die Anlagenhistorie fortgeschrieben und Sie erhalten damit ein sich automatisch fortschreibendes Anlagenbuch.

So vielseitig Anlagen im Alltag sind, so vielseitig sind auch die Strukturierungsmöglichkeiten im hausmanager. Strukturieren Sie Anlagen nach Klassen (auf Grundlage der DIN 276, CAFM Connect oder auf Basis eines eigenen Klassenmodells) und ordnen Sie klassenspezifisch individuelle Merkmale hinzu. Darauf aufbauend können diverse Auswertungen nach Klassen und Merkmalen vorgenommen werden. Sie sehen: Jedes Unternehmen kann detailgenau Ihre Anlagenstruktur abbilden und muss dabei keine Abstriche in Kauf nehmen. Dabei darf die genaue Verortung der Anlagen nicht fehlen. Jede Anlage kann ortsspezifisch bis auf Raumebene zugeordnet werden. Vor Ort können ebenfalls neue Anlagen oder Inventar mit der TechnikerApp erfasst werden. Besonders hilfreich ist dies bei eingangs nicht erfasstem Inventar, welches nachträglich inventarisiert werden soll.

Natürlich bildet die Inventarerfassung nur den Grundstein für alle nachfolgenden Facility-Prozesse. Wartungs- und Kontrollpläne werden unter Berücksichtigung klassenspezifischer Faktoren erstellt und für den entsprechend definierten Rhythmus eingeplant. Auch Dokumente, wie z. B. Bedienungsanleitungen, Reparaturprotokolle oder Vorfallsberichte können jeder Anlage beigefügt und sowohl im Backoffice als auch von Technikern im Außendienst eingesehen werden.

Damit der Techniker schnell Zugriff auf die Informationen der Anlage hat oder diese anpassen kann, können im hausmanager erstellte QR-Codes vor Ort angebracht werden. Die QR-Codes werden mit Hilfe der TechnikerApp eingescannt, der Mitarbeiter befindet sich digital direkt auf der Anlage und kann die vergangenen Aktivitäten und Bilder einsehen oder, je nach Zugriffsrechten, neue hinzufügen. Bei Auffälligkeiten vor Ort können direkt neue Aufgaben und Tickets, im Falle von nötigem Handlungsbedarf, erstellt werden.

Eine sorgfältige Inventarisierung ist wirksam und dringend erforderlich. Durch die lückenlose Erfassung werden Ausfälle aufgrund ausbleibender Kontrollen und Wartungen vermieden. Dadurch kann ein sicherer und störungsfreier Betrieb der Anlagen und Geschäftsabläufe sichergestellt werden. Zusätzlich können sämtliche Verbräuche und Emissionen überwacht und Einsparpotenziale aufgedeckt werden. Egal ob bei Eigenleistung oder Fremdvergabe – eine vollständige Inventarisierung unterstützt Sie bei der umfänglichen Abdeckung aller nötigen Wartungs- und Kontrollprozesse.

Die Erfassung der technischen Anlagen und des Inventars ist ohne die passenden Werkzeuge eine anstrengende und zeitintensive Herausforderung. Mit dem hausmanager und der TechnikerApp können Sie nicht nur auf individuelle und etablierte Anlagenstrukturen zurückgreifen, sondern auch nachträglich Anlagen direkt vor Ort erfassen und damit Ihre lückenlose Inventarisierung jederzeit beibehalten.