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AktuellesWichtige Kennzahlen im Facility Management – Fokus auf das technische Gebäudemanagement

Im technischen Gebäudemanagement stehen Effizienz, Verfügbarkeit und Rechtssicherheit im Zentrum des täglichen Handelns. Doch wie lassen sich diese Ziele greifbar messen und systematisch verbessern? Die Antwort liegt in der gezielten Auswahl und Nutzung von Kennzahlen.
Wichtige Kennzahlen im Facility Management
28.07.2025

Messbares Facility ManagementMit klaren KPIs zu mehr Transparenz, Qualität und Sicherheit

Technisches Facility Management ist heute mehr als die bloße Abarbeitung von Wartungen und Störmeldungen. Wer fundierte Entscheidungen treffen und Risiken vermeiden möchte, braucht Transparenz über Abläufe, Zustände und Verantwortlichkeiten – idealerweise in Form von klaren, praxisnahen KPIs.

In diesem Beitrag stellen wir Ihnen wichtige Kennzahlen im technischen Gebäudemanagement vor – gegliedert nach drei zentralen Bereichen: Wartung & Instandhaltung, Betreiberverantwortung sowie Störungsmanagement. Dabei legen wir den Fokus auf einfach messbare, aber aussagekräftige Kennzahlen, die Sie bei der Bewertung der Qualität Ihres Facility Managements unterstützen.

Wartungen & Instandhaltung

 

Wartungsgrad (in %)
Wiederholungswartungen notwendig (%)
MTBF – Mean Time Between Failures (Tage/Anlage)
MTTR – Mean Time To Repair (Std./Tage)
Wartungsrückstand in Tagen
Anteil beauftragter vs. durchgeführter Maßnahmen (%)
Anteil der tatsächlich durchgeführten Wartungen gegenüber den geplanten – klassisch: >90 % Ziel.
Anteil der Wartungen, bei denen Nachbesserungen nötig waren – Indikator für Wartungsqualität.
Durchschnittlicher Zeitraum zwischen zwei Ausfällen einer Anlage – wichtig bei kritischer Technik.
Durchschnittliche Reparaturdauer nach Ausfall – zeigt Effizienz und Ressourcenverfügbarkeit.
Gibt an, wie viele Tage geplante Wartungen überfällig sind – wichtig bei Kapazitätsengpässen.
Wie viele Aufgaben in Bezug auf die Gesamtanzahl wurden tatsächlich erledigt. Zeigt die Umsetzungsfähigkeit.

Betreiberverantwortung

Anteil überfälliger Prüfpflichten (%)
Dokumentationsgrad (%)
Anzahl festgestellter Mängel bei Pflichtprüfungen (pro Quartal)
Prüfungen nach BetrSichV, TRBS, VDI 3810 etc. – ein harter Indikator für Haftungsrisiko.
Anteil der prüfrelevanten Anlagen mit vollständiger Wartungs- und Prüfprotokollierung.
Frühwarnsystem für steigenden Sanierungs- oder Wartungsbedarf.

Störungsmanagement

Störungen pro 1000 m² pro Monat
Top 5 Störungsquellen (z. B. Klima, Türsteuerung)
Anteil proaktiv gemeldeter Störungen (%)
Störungen je Anlage (pro Monat)
Vergleichbarkeit zwischen Standorten oder Gebäudetypen (z. B. Altbau vs. Neubau).
Kategorisierung zeigt, wo strukturelle Schwächen liegen – Grundlage für Investitionsplanung.
Gibt an, wie viele Störungen durch geplante Kontrollen erkannt wurden. Ziel: Prävention statt Reaktion.
Ermöglicht die Identifikation besonders störanfälliger Geräte oder Gewerke.
Kennzahlen im technischen Facility Management sind weit mehr als Zahlenkolonnen für das Controlling – sie sind ein zentrales Steuerungsinstrument für einen rechtssicheren, wirtschaftlichen und störungsarmen Gebäudebetrieb. Gerade in den Bereichen Wartung, Betreiberverantwortung und Störungsmanagement helfen die richtigen KPIs dabei, Schwachstellen frühzeitig zu erkennen, gesetzliche Pflichten einzuhalten und die Servicequalität kontinuierlich zu verbessern.

Wichtig ist dabei: Weniger ist oft mehr.

Konzentrieren Sie sich auf die Kennzahlen, die für Ihre Objekte wirklich relevant sind – und setzen Sie auf eine kontinuierliche Auswertung, statt auf Einmal-Erhebungen. So wird aus technischer Betriebsführung ein strategischer Erfolgsfaktor.

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