Gebäudemanagement sozialer Einrichtungen digitalisieren: Meldungs- und Wartungsmanagement optimieren

Anlagen und Einrichtung immer im Blick

Legen Sie für Ihr Objekt alle Anlagen und die gesamte Einrichtung an. Ob Heizungs- oder Klimaanlage, Herd, Schrank oder einfacher Wasserkocher – Sie können jede Anlage und jeden Einrichtungsgegenstand standortgenau hinzufügen. Legen Sie beispielsweise verschiedene Stockwerke an, so können Sie einzelne Wohnungen und sogar zugehörige Räume angeben. Anlagen und Einrichtungen ordnen Sie dann einfach zu. Im Anschluss können Sie sogar Geräteinformationen oder Dokumente, wie Kaufvertrag oder Garantierverträge, im System hinterlegen. So haben Sie alles an einem Ort.

Wartungsplan, Checklisten & Co.

Vergessen Sie nie wieder anstehende Prüfkontrollen oder Wartungstermine. Bei der Erstellung individueller Wartungspläne sind Sie völlig flexibel. Konfigurieren Sie verschiedene Rythmen, Verantwortliche und Leistungsumfänge. Unsere Checklisten unterstützen Sie dabei – Teilen Sie komplexe Tätigkeiten in mehrere Teilaufgaben auf und fügen Sie Bemerkungen oder sogar Bilder zu jedem einzelnen Checklistenpunkt hinzu. Erstellen Sie Tickets vor Ort, falls weiteres Vorgehen erforderlich ist.

Aufgaben verteilen und im Blick behalten

Verteilen Sie Aufgaben automatisch an Mitarbeiter oder externe Dienstleister, die dem jeweiligen Leistungsbereich zugeordnet sind. Als Leistungsbereiche können Sie eigene Bereiche frei definieren – ganz nach Ihren individuellen Bedürfnissen. Bei Aufgaben für externe Firmen können Sie den Auftrag automatisch als E-Mail versenden.

Über den Bearbeitungsstand der Aufgaben sind Sie jederzeit informiert: Das praktische Ampelsystem zeigt Ihnen die Anzahl fälliger und bearbeiteter Aufgaben an. Identifizieren Sie Engpässe und erkennen Sie wo eventuell weitere Hilfe nötig ist.

Filtern Sie Aufgaben nach Standort, verantwortlichem Mitarbeiter oder dem Datum. So behalten Sie den Überblick und können genau betrachten, was gerade wichtig für Sie ist.

Integriertes Ticketsystem für ein optimiertes Störungs- und Meldungsmanagement

Bei Störungen oder auftretenden Ereignissen können Mitarbeiter und Besucher der Immobilie eine Meldung verfassen, die Sie direkt in Ihrer Facility-Management-Software verwalten und bearbeiten können. Leiten Sie die Meldungen bzw. Tickets effizient ans Smartphone eines Technikers oder Außendienstmitarbeiters zur sofortigen oder terminierten Bearbeitung weiter. Sparen Sie sich doppelte Wege, eine ineffiziente Papier- und Zettelwirtschaft und vor allem Zeit – Zeit, die Sie zur Behebung von Störungen und der Beseitigung von Gefahrenquellen nutzen können.

Erstellen Sie eigene Ticketformulare mit den nötigen Fragen oder Angaben für verschiedene Anwendungsgebiete und entscheiden Sie selbst, ob Ticketnutzer eine Meldung nur mit Zugangsdaten versenden dürfen oder das Ticketformular für jeden frei zugänglich sein soll. Per Aushang mit QR-Code ermöglichen Sie einen einfachen Zugang und werden schnell informiert.

TechnikerApp

Ihre Mitarbeiter vor Ort haben stets in Echtzeit Ihre Aufgaben auf dem Smartphone. Mitarbeiter können nacheinander Checklisten abarbeiten und Bilder hochladen. Auch bei schlechter Internetverbindung kann offline gearbeitet werden. Sobald wieder eine Verbindung verfügbar ist wird alles synchronisert.

Die TechnikerApp ist ein wahrer Alleskönner:

• Fotos einer Aufgabe hinzufügen – z. B. als Nachweis
• Im Schadensfall ein Ticket (samt Bild) erstellen
• Zeiterfassung der erbrachten Tätigkeiten
• Unterschrift nach erbrachter Leistung direkt auf dem Mobilgerät
• Zählerstände erfassen

Nachweise und Protokolle

Betreiberverantwortung ist ein wichtiges Thema im Bereich Instandhaltung und Gebäudemanagement. Dank Leistungsnachweisen samt Unterschrift und hinterlegten Bildern können Sie durchgeführte Wartungen, Sichtprüfungen und Kontrollen sauber dokumentieren. Die automatisch generierten PDF-Dokumente enthalten alle nötigen Informationen und können bei jeder Aufgabe hinterlegt werden.